E-mail Arkivering (Teknik)

Arkivplatformen registrerer alle ind- og udgående e-mails, ved at opsætte journalisering på e-mail serveren (denne proces kan varigere alt efter virksomhedens mailplatform). Herefter vil alle e-mails blive sendt til aktivet, via Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). Når en e-mail bliver modtaget af arkivet, vil e-mailen blive sikret med et ”fingeraftryk”, få tilknyttet valgfrie metadata, blive indekseret og eventuelle vedhæftet filer vil blive fraskilt fra selve e-mailen. Dette gøres for at kunne lave de-duplikering af filerne, ligesom alt data komprimeres.

Alle informationer gemmes naturligvis i et standardiseret format (XML), så virksomheden ikke er fastlåst til denne platform for altid. Dette gør det muligt, f.eks. at gennemse alle informationerne via protokollerne NFS eller CIFS.

Ovenstående løsning er desværre kun fremadrettet. Gamle e-mails kan også flyttes til arkivet, her er fremgangsmåden dog en anden. De gamle e-mails arkiveres til et supporteret format (f.eks. PST). Herefter flyttes arkivfilen til arkivplatformen, som med det samme vil indeksere hele arkivfilen, hvorefter arkivfilen vil blive præsenteret som enkelte e-mails ved søgninger i arkivplatformen.

Når disse processer er gennemført, kan der opsættes politiker som fysisk at slette gamle e-mails fra mail serveren hvilket gør brugernes oplevelse hurtigere og samtidig minimerer kravene til backupkapacitet (da data er sikret i det redundante arkiv). I tilfælde af disaster recovery vil arkivet også sikre en hurtigere restore, grundet den væsentlig reducerede datamængde.